Papierlos in die Zukunft

Die Edeka Versorgungsgesellschaft mbH hat 2021 auf eine rein elektronische Vorgangsbearbeitung in den eigenen Reihen umgestellt. Durch die digitale Abwicklung der Prozesse gewinnt der Versorger nicht nur Flexibilität im Zuge dezentraler Arbeitsszenarien, sondern profitiert vor allem von mehr Nachvollziehbarkeit im Tagesgeschäft. 

Derzeit sind noch nicht alle Mitarbeiter der Edeka Versorgungsgesellschaft mbH (EVG), die 2005 als energiewirtschaftliches Kompetenzzentrum und Energielieferant innerhalb des Edeka-Verbunds gegründet wurde, ins Büro zurückgekehrt. Doch bereits jetzt hat sich das bekannte Tagesgeschäft entscheidend verändert. Die letzten Monate wurden genutzt, um sämtliche noch „analogen“ internen Bearbeitungsroutinen zu digitalisieren. 

Die erste Idee zu einer solchen Optimierung der Prozesse reifte bereits im Jahr 2017. Insofern war die EVG, die für die Strom- und Gasbelieferung von selbstständigen Einzelhändlern, Großhandelsbetrieben sowie Logistik- und Produktionsstandorten unter dem Dach der Marke Edeka verantwortlich zeichnet, in der Projektskizzierung schon weit vorangeschritten, als die Pandemie und der damit einhergehende Lockdown das Unternehmen dazu herausforderte, Nägel mit Köpfen zu machen. Das ausgerufene Ziel: Sowohl die Archivierung als auch alle Bearbeitungsvorgänge sollten sich komplett von der Papierform lösen und alte Zöpfe in Form von Aktenschränken und Botengängen von Büro zu Büro entlang der fachlichen Prozesskette rigoros abgeschnitten werden.